Doch wieso ich? Diese Frage dürften sich bereits viele Gastronomen gestellt haben, die während des regulären Geschäftsbetriebs Besuch von einem Finanzbeamten erhielten.
Gezielte Prüfungsaufgriffe
Die Thematik Personalmangel ist in aller Munde. Auch die Finanzbehörden leiden verstärkt darunter. Die Finanzbehörden verfolgen also das Ziel auf für sie unbürokratischen Wegen (ohne formelle Ankündigung), auffällige Betriebe zu identifizieren und gezielt Prüfungsaufgriffe vorzunehmen. Die Finanzbehörde nutzt das Instrument der Kassennachschau gerne in Vorbereitung auf eine anstehende Außenprüfung. Hierbei soll die Nachschau als Indikator für die Prüfungswürdigkeit von bargeldintensiven Betrieben dienen.
Dafür wird nicht selten im Vorfeld ein sogenannter Testkauf vollzogen. Das bedeutet, Finanzbeamte besuchen unerkannt das Lokal und prüfen später im Rahmen der Auswertung, ob der erzielte Umsatz aus dem Testkauf in der Kasse registriert wurde bzw. nicht im Nachgang storniert wurde. Des Weiteren kann der private Restaurantbesuch eines Finanzbeamten einen Prüfungsanlass hervorrufen.
Doch wie identifiziert ein geschultes (Finanzamts-)Auge eine solche Auffälligkeit? Eine ausgehändigte Zwischenrechnung, die fehlende Aushändigung von Belegen, falsche Angaben zum Betriebsinhaber, unzutreffend ausgewiesene Steuersätze, unzutreffend ausgewiesene Zahlungsart… – all das können schon Indikatoren dafür sein, dass die Kassenführung nicht ordnungsgemäß ist.
TSE – besser spät als nie
Spätestens seit dem Jahr 2023 müssen alle elektronischen Aufzeichnungssysteme und die digitalen Aufzeichnungen mittels zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt werden. Die Finanzbehörde führt daher vermehrt punktuelle Überprüfungen zur ordnungsgemäßen Nutzung der TSE durch. Mängel lassen sich durch die Finanzbehörden mittels Überprüfung eines ausgehändigten Belegs sehr leicht identifizieren und führen zu einem einfachen Prüfungsaufgriff.
Kassenmeldung ohne Hintergedanken?
Neben innerbetrieblichen Auffälligkeiten ist die Heranziehung externer Faktoren als Grundlage für eine Kassennachschau nicht ausgeschlossen. So kann beispielsweise eine fehlerhafte Programmierung im Kassensystem einen Prüfungsanlass darstellen. Diese Art von Prüfungsaufgriffen dürfte zukünftig aufgrund der obligatorischen Meldung des genutzten Kassensystems intensiviert werden.
Handlungsempfehlungen für die Praxis im Vorfeld einer Kassennachschau
- Augen auf bei der Wahl des Kassensystems: Nutzen Sie in der Praxis anerkannte und erprobte Kassensysteme. Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass ein persönlicher Ansprechpartner vorhanden ist. Stellen Sie zudem sicher, dass Ihre Kasse mit einer TSE geschützt ist.
- Sofortige Erfassung aller Geschäftsvorfälle: Stellen Sie sicher, dass alle Bestellungen und Zahlungen sofort und lückenlos im Kassensystem erfasst werden. Dokumentieren Sie vorgenommene Stornierungen.
- Inhalt des Belegs: Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtangaben auf den Belegen in zutreffender Weise dargestellt werden (z.B. allgemeine Angaben des Betriebs, Datum, Menge und Art der verkauften Artikel, Steuersätze, Zahlungsart, Angaben zur TSE).
- Belegausgabepflicht: Bieten Sie jedem Kunden einen Beleg (als QR-Code, als E-Mail oder auch als Papierbeleg) an. Führen Sie trotz Verzicht auf einen Beleg keine Unterdrückung der Belegausgabe durch.
- Blick in den Steuerbescheid: Prüfen Sie bei Erhalt des Einkommensteuer- bzw. Körperschaftsteuerbescheids (bei Klein- und Mittelbetrieben), ob dieser gemäß § 164 AO unter dem Vorbehalt der Nachprüfung erging. Ein entsprechender Vorbehalt kann als Indiz für eine anstehende Außenprüfung gelten.
Fazit: Vorsorge statt Nachsorge
Die Kassennachschau ist ein scharfes Schwert der Finanzbehörden, um Unstimmigkeiten in der Kassenführung zu offenbaren.
Auffälligkeiten und Mängel im Rahmen der Nachschau führen zwar nicht unmittelbar zu Hinzuschätzungen aufgrund nicht ordnungsgemäßer Buchführung, jedoch ermächtigen sie bei einem begründeten Verdacht die Betriebsprüfungsstelle nach § 146b Abs. 3 AO zum sofortigen Übergang zur Außenprüfung ohne vorherige Prüfungsanordnung. Im Rahmen dieser Außenprüfung dürfen Erkenntnisse aus der Kassennachschau für den angeordneten Prüfungszeitraum mitunter verwertet werden. Im Falle der Versagung der Ordnungsmäßigkeit ist die Betriebsprüfung zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen verpflichtet.
Neben der Möglichkeit des sofortigen Übergangs zur Außenprüfung führt das Erscheinen eines Amtsträgers zur Durchführung einer Kassennachschau gemäß § 371 Abs. 2 Nr. 1e) AO zu einer Sperrwirkung im Hinblick auf die Erstattung einer wirksamen Selbstanzeige. Dies hat zur Folge, dass ab diesem Zeitpunkt strafrechtlich keine Straffreiheit mehr eintreten kann.
Dies soll umso mehr verdeutlichen, wie essenziell das Erkennen von Risikofeldern und Prüfungsindikatoren ist. Mit geeigneten Vorsorgemaßnahmen kann das Risiko einer Kassennachschau auf ein Minimum reduziert werden.
